2004年，國家稅務(wù)總局頒布國稅發(fā)[2004]16號(hào)和國稅發(fā)[2004]80號(hào)兩個(gè)文件，取消了對外籍個(gè)人取得上述補(bǔ)貼收入免征個(gè)人所得稅的審批的后續(xù)管理。取消上述核準(zhǔn)后，外籍個(gè)人取得上述補(bǔ)貼收入，在申報(bào)繳納或代扣代繳個(gè)人所得稅時(shí)，應(yīng)按54號(hào)文件的規(guī)定提供有關(guān)有效憑證及證明資料。同時(shí)，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)按照54號(hào)文件的要求，就納稅人或代扣代繳義務(wù)人申報(bào)的有關(guān)補(bǔ)貼收入逐項(xiàng)審核。對于不能證明其免稅補(bǔ)貼合理性的外籍人員，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)應(yīng)要求納稅人或代扣代繳義務(wù)人應(yīng)在限定的時(shí)間內(nèi)重新提供證明材料。凡未能提供有效憑證及證明資料的補(bǔ)貼收入，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)有權(quán)給予納稅調(diào)整。
取消審批后，各地稅務(wù)機(jī)關(guān)逐步加強(qiáng)了后續(xù)的監(jiān)督和管理。對于實(shí)施外籍個(gè)人免稅補(bǔ)貼的企業(yè)，了解主管稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)督和管理的要點(diǎn)尤為重要。若費(fèi)用的發(fā)生不真實(shí)合理‚或者缺乏相關(guān)證明資料，主管稅務(wù)機(jī)關(guān)就會(huì)對已免稅的部分進(jìn)行納稅調(diào)整并加收滯納金。
據(jù)我們的觀察，企業(yè)在實(shí)際操作層面應(yīng)遵循如下原則：
一是真實(shí)性原則，一般來講，免稅補(bǔ)貼必須是真實(shí)發(fā)生的費(fèi)用，且是符合某個(gè)外籍員工實(shí)際情況的(如其房租不會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過其居住的某個(gè)區(qū)域的平均房租)。
二是合理性原則，54號(hào)文件中提及就上述補(bǔ)貼合理的部分可給予免稅，但是并未對“合理的部分”作出具體規(guī)定。據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn)，稅務(wù)機(jī)關(guān)一般會(huì)接受免稅補(bǔ)貼總額占基本年工資(不含獎(jiǎng)金和其他一次性收入)的比例最高不超過30%至50%。同一企業(yè)中不同的外籍員工免稅補(bǔ)貼的比例，可依據(jù)其實(shí)際情況而有所不同。在計(jì)算免稅補(bǔ)貼額度時(shí)，應(yīng)將企業(yè)直接支付的房租和子女教育費(fèi)等同外籍員工實(shí)報(bào)實(shí)銷的探親費(fèi)、伙食費(fèi)等相加總來衡量。免稅補(bǔ)貼的比例最終應(yīng)由主管稅務(wù)機(jī)關(guān)進(jìn)行確認(rèn)。
三是相關(guān)性原則，即實(shí)際發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用是與54號(hào)文件中規(guī)定的免稅補(bǔ)貼直接密切相關(guān)的，如房租補(bǔ)貼可以免稅，但是企業(yè)代為支付的水、電、煤氣和網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用則不能免稅;如可以免稅的探親費(fèi)用僅限于外籍員工本人的往返于我國的受雇地與其家庭所在地(包括配偶或父母居住地)之間搭乘交通工具且每年不超過2次的費(fèi)用，所以外籍員工一年超過兩次的探親費(fèi)用和其家屬的探親費(fèi)用不可以免稅。并且免稅部分僅限于交通費(fèi)用(如往返于機(jī)場的出租車費(fèi)和機(jī)票費(fèi)用)，酒店住宿費(fèi)用則不含在內(nèi)。再比如，餐飲費(fèi)用只限于餐廳開具的個(gè)人抬頭的餐飲發(fā)票，對于由超市開具的食品名目的發(fā)票不可以作為免稅依據(jù)。對于語言培訓(xùn)費(fèi)和子女教育費(fèi)也有相關(guān)的要求，在這里就不一一闡述了。
四是系統(tǒng)性原則，即有一套完善的報(bào)銷制度和流程。外籍員工的雇傭或派遣合同(或合同附件)應(yīng)寫明除了基本工資、獎(jiǎng)金之外，企業(yè)會(huì)提供相關(guān)的補(bǔ)貼。無這些條款，也就無從談起去給外籍員工報(bào)銷這些補(bǔ)貼。一套完善的報(bào)銷制度還應(yīng)包括：申請免稅補(bǔ)貼的資格(持有國外永久居留權(quán)的中國人應(yīng)排除在外)、外籍員工的權(quán)利和義務(wù)(如何規(guī)避員工提供假發(fā)票的情形)、免稅額度、納稅調(diào)整的要求等。并且，需要企業(yè)財(cái)務(wù)部門的支持和配合，建立一整套報(bào)銷流程，真正走報(bào)銷之路。只有系統(tǒng)地建立了報(bào)銷制度，才能在優(yōu)化稅收的同時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
五是完備性原則，即相關(guān)資料必須齊備。費(fèi)用實(shí)際發(fā)生時(shí)，外籍員工應(yīng)及時(shí)索要正規(guī)的、有加蓋財(cái)務(wù)章的發(fā)票(而不是收據(jù))。若是向個(gè)人房東索要房租發(fā)票，房東需要去稅務(wù)機(jī)關(guān)繳納5%營業(yè)稅后才能由稅務(wù)機(jī)關(guān)代為開具房租發(fā)票。企業(yè)亦應(yīng)保留租房合同、語言培訓(xùn)合同和子女教育合同復(fù)印件，以及報(bào)銷探親費(fèi)用時(shí)的出租車票、租車發(fā)票、電子機(jī)票和登機(jī)牌等，以備主管稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查之用。
最后需要指出的是，我們了解到有些企業(yè)將上述費(fèi)用作為免稅補(bǔ)貼處理時(shí)，直接從員工當(dāng)月工資里面進(jìn)行抵扣，自行認(rèn)定免稅。這是非常不正確的操作方法。我們建議企業(yè)嚴(yán)格按照政策要求，制訂相關(guān)的免稅補(bǔ)貼規(guī)定，收集有效憑證及證明資料，及時(shí)與主管稅務(wù)機(jī)關(guān)取得聯(lián)系并做好備案工作，在符合54號(hào)文件要求的前提下正確實(shí)施免稅補(bǔ)貼政策。
