公文與一般文章最大的區(qū)別是姓“公”，是公務(wù)文書。公文寫作必須體現(xiàn)“公務(wù)”的特征和內(nèi)涵。公務(wù)活動(dòng)特征是層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，公文寫作當(dāng)然也要體現(xiàn)層級(jí)負(fù)責(zé)的原則，即行文的目的和要求必須符合領(lǐng)導(dǎo)的意圖，最終由領(lǐng)導(dǎo)拍板定論。
“公務(wù)”的內(nèi)涵表明公務(wù)活動(dòng)是有組織和目標(biāo)的，是在領(lǐng)導(dǎo)要達(dá)到的預(yù)期目的按一定的方式進(jìn)行活動(dòng)的，文字工作也不例外。換一句話來(lái)說(shuō)，公文成功與否，很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可程度和滿意程度。
機(jī)關(guān)公文寫作一般講有兩種情況，一種是職守寫作，另一種是授命寫作。
所謂職守寫作，即干什么工作寫什么公文，是本職工作中所必需記錄、表達(dá)、傳遞的公文寫作，因而是帶有局部性和例行性，公文涉及內(nèi)容的跨度較小。
職守寫作中寫作者最熟悉本職業(yè)務(wù)工作情況和特點(diǎn)，儲(chǔ)備的素材比較集中，專業(yè)性較強(qiáng)，文種和格式相對(duì)集中，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)意圖明顯，相對(duì)來(lái)講寫作難度小一些，一般容易被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。
授命寫作，也就是“命題作文”，就是寫作者雖不具體從事某項(xiàng)工作，但領(lǐng)導(dǎo)安排要求承擔(dān)該項(xiàng)工作的寫作任務(wù)。
公文中的領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報(bào)告、工作意見(jiàn)、會(huì)議發(fā)言等等，以及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它寫作任務(wù)都屬于授命寫作。授命寫作的內(nèi)容往往帶有全局性、綜合性、指導(dǎo)性和思想性。授命寫作非常需要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)者的思維方式，符合領(lǐng)導(dǎo)者平日的講話習(xí)慣和風(fēng)格。授命寫作有一個(gè)重要原則，就是受命于誰(shuí)，文章思維和特征服從于誰(shuí)。在這個(gè)基礎(chǔ)上融會(huì)有關(guān)政策、精神和理論，在領(lǐng)導(dǎo)的意圖上進(jìn)行闡述發(fā)揮。授命寫作切不可人云亦云，沒(méi)有主見(jiàn);但也決不可固執(zhí)已見(jiàn)，把自己的觀點(diǎn)強(qiáng)加于領(lǐng)導(dǎo)意圖之上。
公文寫作的理論知識(shí)
1 有寫作的基本功
這一點(diǎn)是公文寫作的基礎(chǔ)。盡管應(yīng)用文寫作有其自身的特點(diǎn)和格式，但是在寫作的過(guò)程中還要遵守一般文章的寫作規(guī)律。例如，提煉觀點(diǎn)、安排結(jié)構(gòu)、錘煉語(yǔ)言、起草修改、以及根據(jù)目的、內(nèi)容采取記敘、議論、說(shuō)明等表達(dá)方式。如果自身不具備寫作基礎(chǔ)知識(shí)和基本功的話，就會(huì)失去寫好應(yīng)用文的基礎(chǔ)，因此必須練好寫作額基本功才行。
2 具備邏輯思維的能力
要想寫好公文就要掌握公文寫作的思維特點(diǎn)，這是由公文寫作在思維過(guò)程中的規(guī)定性所決定的。
公文寫作是以邏輯思維為主的應(yīng)用文寫作，是在認(rèn)知的過(guò)程中借助概念、判斷、推理去反映現(xiàn)實(shí)，用科學(xué)抽象概念揭示事物本質(zhì)，表述認(rèn)識(shí)實(shí)現(xiàn)的結(jié)果。邏輯思維在運(yùn)動(dòng)的過(guò)程中，會(huì)努力把握自身的內(nèi)在本質(zhì)，舍棄思維對(duì)象的外在感性形態(tài);會(huì)積極地把握思維對(duì)象之間的必然聯(lián)系，而舍棄它們的偶然聯(lián)系。邏輯思維與形象思維即存在差異同時(shí)又相輔相成，不過(guò)在公文寫作的過(guò)程中，邏輯思維是占據(jù)主導(dǎo)地位的。
3 提高政策水平
從某種意義上來(lái)講，公文的撰寫過(guò)程就是執(zhí)行政策、依靠政策、理解政策、表達(dá)政策的過(guò)程。因此，文秘必須具有較高的政策水平，不僅要了解有關(guān)的方針政策，同時(shí)還要熟悉有關(guān)的法律規(guī)定，善于把握政策的動(dòng)向。否則，是無(wú)法寫出出色的公文的。
4 精通業(yè)務(wù)知識(shí)
公文的主要作用是為了解決生活和工作中的實(shí)際問(wèn)題。不同的單位和部門有著不同的業(yè)務(wù)與工作要求，只有熟悉和精通了業(yè)務(wù)知識(shí)，才能在撰寫公文的時(shí)候?qū)⑹虑閿⑹銮宄�，把道理講明白，把要求提出得更加明確。如果一個(gè)文秘對(duì)行政機(jī)關(guān)的實(shí)際并不了解，自身又不精通行政管理的規(guī)律，但難想象他能寫出符合行政實(shí)際的公文。
如果上級(jí)要求文秘?cái)M定一份購(gòu)銷合同，那么這個(gè)文秘就一定要具備以下的素質(zhì)：了解《中華人民共和國(guó)合同法》，熟悉銷售方的情況，例如銷售地點(diǎn)、店面分布、價(jià)格、庫(kù)存等情況，同時(shí)還要了解生產(chǎn)方的情況，例如產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、發(fā)貨地點(diǎn)、運(yùn)輸情況以及售后等。因此，如果文秘沒(méi)有豐富的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，那么他將很難擬定出一份合格的合同。
5 拓寬知識(shí)領(lǐng)域
公文活動(dòng)涉及社會(huì)生活的很多方面，其形成的因素也是復(fù)雜多樣的，文秘工作者需要具備多方面的知識(shí)儲(chǔ)備，否則就無(wú)法適應(yīng)公務(wù)活動(dòng)的需要，這就要求文秘工作者要盡可能地通曉政治、經(jīng)濟(jì)、哲學(xué)、管理等各方面的知識(shí)，甚至還要對(duì)社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、公關(guān)學(xué)、行政學(xué)等較為深?yuàn)W晦澀的知識(shí)有所了解。如果文秘工作者的知識(shí)面過(guò)窄，那么就不要期望他能寫出出色的公文。當(dāng)然，要求文秘具備多方面的知識(shí)儲(chǔ)備并不是說(shuō)要讓他們成為各方面的專家，只要對(duì)其有所涉及和了解就可以。文秘工作者要從實(shí)際出發(fā)，盡量拓寬自身的知識(shí)儲(chǔ)備，打好并打牢知識(shí)基礎(chǔ)，構(gòu)筑合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。
6 學(xué)以致用
公文寫作的主要目的是為了解決實(shí)際存在的問(wèn)題，換言之，公文寫作的主要目的其實(shí)是在于“用”。在學(xué)習(xí)公文寫作時(shí)，既要掌握應(yīng)用文寫作的理論，又要聯(lián)系現(xiàn)實(shí)生活中實(shí)際存在的問(wèn)題，進(jìn)行思考、研究和探討，迅速找到解決問(wèn)題的最優(yōu)辦法，學(xué)以致用。
盡管公文寫作的理論是指導(dǎo)公文寫作的基礎(chǔ)，但是最重要的還在于實(shí)踐。只有實(shí)踐才能讓理論轉(zhuǎn)化為技巧。要想寫出出色的公文一定要多加練習(xí)，在練習(xí)時(shí)可以結(jié)合日常遇到的事情進(jìn)行寫作，例如會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、演講稿、學(xué)習(xí)計(jì)劃等。只有多加練習(xí)、掌握公文寫作的技巧，才能成為一名合格且出色的文秘。
