為了規(guī)范深圳蔚藍(lán)海岸一二四期業(yè)主委員會(huì)會(huì)議的召集、召開和會(huì)議信息的發(fā)布等工作，依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和《蔚藍(lán)海岸一二四期業(yè)主大會(huì)及業(yè)主委員會(huì)議事規(guī)則》，特制定本制度。
一條：業(yè)主委員會(huì)會(huì)議是保證業(yè)主委員會(huì)正常運(yùn)作的基本形式，業(yè)委會(huì)委員有義務(wù)參加業(yè)主委員會(huì)會(huì)議。業(yè)主委員會(huì)會(huì)議應(yīng)當(dāng)有超過半數(shù)委員出席。
二條：委員因故不能參加會(huì)議的，應(yīng)提前向會(huì)議召集人請(qǐng)假說(shuō)明，并盡量不要遲到早退。
三條：會(huì)議表決程序按《深圳蔚藍(lán)海岸一二四期業(yè)主大會(huì)和業(yè)委會(huì)議事規(guī)則》的規(guī)定執(zhí)行。
四條：業(yè)主委員會(huì)召開會(huì)議時(shí)，根據(jù)議題需要可邀請(qǐng)政府部門、物業(yè)管理服務(wù)企業(yè)等單位參加。業(yè)主有權(quán)列席業(yè)主委員會(huì)例會(huì)。所有列席人員沒有表決權(quán)。
五條：業(yè)主委員會(huì)會(huì)議分為例會(huì)和臨時(shí)會(huì)議。
一、例會(huì)召開時(shí)間為每月的一周周日下午：時(shí)，如遇節(jié)假日或特殊情況不能舉行的，順延一周。會(huì)議地點(diǎn)為社區(qū)會(huì)議室。
二、每季度不少于一次與物業(yè)服務(wù)管理企業(yè)同召開交流溝通會(huì)，會(huì)議可以和業(yè)委會(huì)每月例會(huì)合并召開。
三、遇特殊情況或根據(jù)工作需要，由主任、副主任提議或經(jīng)三分之一以上委員提議或經(jīng)所在地街道辦事處指定召開，可召開業(yè)主委員會(huì)臨時(shí)會(huì)議。
六條：會(huì)議召開的程序
一、會(huì)議的準(zhǔn)備
例會(huì)召開前必須確定明確的議題，擬制書面會(huì)議通知，會(huì)議前日在業(yè)委會(huì)博客、qq群、業(yè)委會(huì)公告欄公布（通知文件須按公章管理制度蓋章），會(huì)議通知中應(yīng)寫明參會(huì)人、會(huì)議議題、會(huì)議召開時(shí)間及地點(diǎn)。需提前日將會(huì)議通知及有關(guān)材料送達(dá)每位委員,會(huì)議通知由業(yè)委會(huì)秘書辦理。
臨時(shí)會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)由會(huì)議召集人通知各參會(huì)人員。臨時(shí)召集的會(huì)議不適用上述規(guī)定的，但必須在會(huì)議前一日將會(huì)議內(nèi)容通知每位委員。
二、會(huì)議的召開及信息公布
.會(huì)議由業(yè)委會(huì)主任或副主任主持。各組織機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人分別主持自己職責(zé)內(nèi)分工的議題討論。
. 會(huì)議記錄。會(huì)議記錄由秘書記錄，會(huì)議記錄應(yīng)該工整清晰，會(huì)議記錄本由業(yè)主委員會(huì)秘書妥善保管，不得毀損、遺失或銷毀。業(yè)主委員會(huì)秘書應(yīng)該在會(huì)后整理成會(huì)議紀(jì)要，并送與會(huì)委員簽字確認(rèn)后存檔。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)如實(shí)反映會(huì)議中各委員的發(fā)言內(nèi)容及表決事項(xiàng)中的各委員表決意見和結(jié)果等，業(yè)主委員會(huì)委員對(duì)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄的真實(shí)性承擔(dān)法律責(zé)任。會(huì)議議決事項(xiàng)應(yīng)以公告的形式在小區(qū)內(nèi)及時(shí)予以公布。
.涉及重要事項(xiàng)的會(huì)議由全體出席會(huì)議的委員簽字。
.予以公布的公告應(yīng)按照公章使用制度進(jìn)行蓋章后才能公布。
業(yè)主委員會(huì)做出的決定，應(yīng)當(dāng)在作出決定后二天內(nèi)，以書面形式，在指定業(yè)委會(huì)公告欄、業(yè)委會(huì)博客、qq群空間等向全體業(yè)主公告至少天。業(yè)主委員會(huì)公告應(yīng)該由業(yè)主委員會(huì)主任和副主任簽字，并加蓋業(yè)主委員會(huì)公章。
業(yè)主對(duì)業(yè)主委員會(huì)決定有疑問的，業(yè)主需在天內(nèi)向業(yè)主委員會(huì)書面提出；業(yè)主委員會(huì)委員或者執(zhí)行秘書應(yīng)該在收到業(yè)主書面提問時(shí)起三天內(nèi)對(duì)業(yè)主的疑問作出初步口頭回應(yīng)，并于天內(nèi)做出最終書面解答，最終書面回復(fù)前應(yīng)將書面解答內(nèi)容向業(yè)主委員會(huì)全體委員書面匯報(bào)；業(yè)主委員會(huì)委員對(duì)解答沒有提出書面異議的，視作同意解答；業(yè)主委員會(huì)應(yīng)該在業(yè)委會(huì)指定公告欄公布業(yè)主的疑問和業(yè)委會(huì)的解答。 ，
