(一)總則
一條 為加強(qiáng)本公司的聲像檔案，特制定本辦法。
貳條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。
三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
四條 收集范圍
.反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料;
.各級(jí)*和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;
.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料。
.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。
.其它具有保存價(jià)值的聲像資料。
五條 收集時(shí)間
.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時(shí)歸檔;如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。
.檔案部門應(yīng)隨時(shí)收集零散的具體保存價(jià)值的聲像資料。
六條 收集要求
.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失;
.接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件;
.聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。
七條 聲像檔案資料的征集
.檔案部門有責(zé)任隨時(shí)征集重要聲像資料;
.在征集的聲像資料中，凡涉及國(guó)家和全國(guó)郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報(bào)送目錄。
八條 聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷
本公司各部或個(gè)人凡按本辦法四條形成聲像檔案的費(fèi)用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財(cái)務(wù)部門應(yīng)給予核報(bào)費(fèi)用。
(三)聲像檔案的整理〖ht〗
九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。
十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。
十一條 分類、編號(hào)
.照片檔案按代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：全宗號(hào)-流水號(hào)。
.錄音帶、錄像帶、攝像帶按代-問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。
.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。
十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
十三條 文字說明的編寫
.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。
.編寫文字說明的要求：
()準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全;
()照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報(bào)像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：
()文字簡(jiǎn)潔、語言通順;
()時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。，
