目的
為強化公司辦公自動化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準確、規(guī)范、安全、及時地進行處理，提高工作效率。
適用范圍
本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務站辦公自動化系統(tǒng)的管理。
術語和定義
電子公文：電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計算機處理、拷貝、存儲和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術傳遞的公務文書如：（決定、決議、指示、請示、批復、通知、通告、通報、報告、會議紀要、專題會議紀要、公函等）。文秘資源網(wǎng)
職責
.公司辦公室是公司辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核公司辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
.公司電算室是保證公司辦公自動化系統(tǒng)正常運行的系統(tǒng)維護部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)能否正常運行負責，并負責對永久保留的信息備份工作。
.人力資源開發(fā)室負責人員流動、用戶變更信息的及時提供。
.網(wǎng)絡室是解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
.服務管理部是解放服務站辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對解放服務站辦公自動化系統(tǒng)的管理負責，定期檢查、指導、評價、考核解放服務站辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。
管理要求
. 電子公文管理規(guī)定。
.. 電子公文與紙質(zhì)公文關系。
...各部門須指定專人負責辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。
...電子公文行文關系，與紙質(zhì)公文的行文關系相同。
...除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
...電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機關、附件等。
...電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。
..上機操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無關的活動，系統(tǒng)用畢應及時退出該系統(tǒng)。上機人員調(diào)離工作崗位應及時通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務流程、更改用戶設置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機操作或瀏覽。
.. 對機密級以上（含機密級）的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡要說明，進入業(yè)務流程，批復工作仍在辦公系統(tǒng)中進行。
.. 使用人員要在每個工作日:-:和:-:期間察看"待辦事宜"，并簽署意見。
..國家秘密級以上（含秘密級）和集團公司機密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。
..各部門在收到電子公文后，有必要復制成一份（經(jīng)發(fā)文機關批準可復制成多份）紙質(zhì)公文，應需在所復制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復制專用章（電子公文復制專用章圖樣附后）注明復制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應作為備份存檔。 ，
