為規(guī)范產(chǎn)品合同的管理，提高合同簽約及履行的質(zhì)量，根據(jù)公司總經(jīng)理層要求，現(xiàn)就合同的簽訂及評審程序重申有關規(guī)定如下：
一、合同的簽訂應遵循以下原則
．所有的產(chǎn)品銷售（包括總成件）、采購物資均需訂立合同，并通過合同評審，報公司領導批準后執(zhí)行。
．合同生效后在執(zhí)行過程中，發(fā)生用戶需要追加特求時，必須按規(guī)定進行評審。如沒有進行評審而造成的損失，對銷售、生產(chǎn)部門的直接當事者按損失比例的 %進行扣罰，以此類推。
．銷售合同洽談過程中，應明確技術、質(zhì)量要求（可另簽訂協(xié)議）；如沒有標注清楚技術、質(zhì)量要求而造成的損失一律由直接責任者承擔。
．用戶如提出指定外購件，必須在合同中標注名稱、產(chǎn)地及技術要求，并明確其產(chǎn)品質(zhì)量責任由用戶負責。
．合同在履行過程中如有變更特求項目，所有資料均以書面形式下發(fā)涉及部門和車間。任何部門或個人不得以口頭形式通知部門、車間。
二、合同評審要求
．所有合同必須按公司頒發(fā)的Q/CD I—B—“合同評審管理程序”執(zhí)行。
．合同評審前，應準備下列文件資料：產(chǎn)品技術協(xié)議、用戶特殊要求檔案、用戶選裝清單、用戶指定件的質(zhì)量承諾等，以供合同評審討論。
三、合同評審的組織
．合同評審由職能部門牽頭組織進行會議評審，分管領導主持會議，生產(chǎn)（供應）、技術、質(zhì)量、財務等部門有關人員參加評審，財務部門作好評審記錄。
．參加合同評審會議的各相關部門負責人必須對需評審的合同進行認真審定。經(jīng)過評定，各方無異議通過評審的，由參加人員當場在合同評審表上簽字認可，分管領導簽注同意的意見后方可加蓋公司的合同章生效。
．在評審過程中，參評人員對條款有異議時，必須由職能部門有關人員負責答疑；當評審過程中，評審意見出現(xiàn)重大分歧時，由財務部門形成書面報告，報公司主要領導審批或最終裁決。
四、評審部門、人員及責任
參加評審的部門：公司分管副總、銷售、生產(chǎn)（供應）、技術質(zhì)管部、財務價格部的負責人及業(yè)務人員。
銷售部（生產(chǎn)部供應口）：應及時送審需簽約的合同，原則上所有合同應在實際履行前評審完畢。特殊情況的合同在事后立即組織補評審。
生產(chǎn)制造部：按照產(chǎn)品技術工藝要求、對采購的各種零部件產(chǎn)品的產(chǎn)出（供應）日期交貨能力予以審核、確定；
技術質(zhì)管部：對合同技術要求、技術標準予以審核、確定；對合同的質(zhì)量條款、供貨單位的資質(zhì)、驗收標準、售后服務以及質(zhì)量保證期限予以審核、確定；
財務價格部：負責對合同結算方式、付款期限、各類零部件價格及相關費用測定予以審核、確定。
五、合同訂立、履行過程中資料的保存
．對已簽約的每一份合同原件，即雙方均已加蓋公章的生效合同（包括技術協(xié)議、質(zhì)量協(xié)議、價格協(xié)議、用戶書面承諾資料、賒欠協(xié)議、劃帳協(xié)議以及用戶對合同數(shù)量、交貨期、價格、特求等方面要求變更的通知等所有具有法律效力和法律意義的資料）其中一份原件必須由財務部保管，其他部門均以復印件保存。
⑴ 銷售、采購合同：合同蓋章生效前，由業(yè)務員個人妥善保管；合同蓋章生效后、出具開票單據(jù)前，業(yè)務人員應將合同原件分別交銷售部、生產(chǎn)部（供應）及財務部專人保管，銷售部、生產(chǎn)部（供應）、以及財務部必須建立合同文本的臺帳，做好相應的記錄。財務部必須依法對照合同嚴格審核，并有專職人員審核后報公司領導審批。
⑵ 價格協(xié)議、劃帳協(xié)議、賒欠協(xié)議等應將原件交財務價格部保管，并督促執(zhí)行。
⑶ 因所需資料不能按規(guī)定歸檔的，相關業(yè)務員按扣罰元/次處理。如因資料遺失致使公司受到經(jīng)濟損失的，將按損失金額的%進行扣罰當事人。
．各部門應根據(jù)各自需管理的資料，落實好具體保管人員，采取有效的措施，確保其保管資料的完整，以使提供查閱。
以上規(guī)定經(jīng)公司總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
