公司會議管理制度

會議管理制度

、目 的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。

、適用范圍：本制度適用于廣州市百利文儀實業(yè)有限公司廣州總部會議管理。

、管理權(quán)責(zé)：

. 總經(jīng)辦負責(zé)公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。

. 會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負責(zé)會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。

. 會議的審批權(quán)限詳見“.會議提擬與審批”。

、會議分類：

、管理內(nèi)容：

. 會議提擬與審批。

..公司月度例會無須提擬和審批。

..公司臨時行政會議、公司度例會由集團總經(jīng)理直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負責(zé)人提擬、集團總經(jīng)理批準。

..部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

. 會議計劃與統(tǒng)籌。

..每月日前，總經(jīng)辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總經(jīng)理審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負責(zé)人。

..凡總經(jīng)辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總經(jīng)辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。

..會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。

. 會議準備。

..會議通知遵照以下規(guī)定：

、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人；

、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：

（）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；

（）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；

（）其它提擬人認為應(yīng)另行通知的情況。

、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；

、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。

..會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：

、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準備的組織工作；

、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；

、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口總經(jīng)辦負責(zé)。

、部門在總部召開的會議需用公會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人力資源部）書面提出，由會議室管理部門（人力資源部）統(tǒng)籌安排。

. 會議組織。

..會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。

..會議主持人須遵守以下規(guī)定：

、主持人應(yīng)不遲于會前分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備。

、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。

、會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。

、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。

..與會人須遵守以下規(guī)定：

、應(yīng)準時到會，并在《會議簽到表》（詳見附件）上簽到。

、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。

、遵循會議主持人對議程控制的要求。

、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。

、遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。

、做好本人的會議紀錄。

..多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理主持，集團總經(jīng)理另有授權(quán)的，從集團總經(jīng)理授權(quán)。

..公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在小時以內(nèi)，根據(jù)會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。

..主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責(zé)。

. 會議記錄。

..公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。

..公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責(zé)記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：

、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總經(jīng)辦備案），負責(zé)本部門會議及本部門負責(zé)組織的會議的記錄工作。

、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。

、集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總經(jīng)理秘書負責(zé)會議記錄工作，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。

..會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：

、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。

、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。

、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

、會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。

、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

..下列情況下，應(yīng)整理會議紀要：

、公司各類臨時行政會議；

、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；

、其它主持人要求整理會議紀要的會議。

..會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總經(jīng)辦一份存檔備查。

..會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：

、本部門負責(zé)組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負責(zé)日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機要檔案及時轉(zhuǎn)總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。

、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。

..會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

. 會議跟進。

..會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。

..集團總經(jīng)理主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦負責(zé)落實，集團總經(jīng)理另有指定的，從集團總經(jīng)理指定。

..會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。

. 獎懲。

..獎勵。按《獎懲管理制度》執(zhí)行。

..遲到、早退、缺席。

、遲到。所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。

、早退。凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前分鐘提前離開

會場的，計為早退。

、缺席。凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。

..處罰。

、無正當(dāng)理由遲到、早退每次處元的罰款。

、無正當(dāng)理由缺席每次處以元的罰款。

、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔(dān)。

、附則。

. 本制度由集團總經(jīng)辦負責(zé)解釋。

. 凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

. 本制度由集團總經(jīng)理批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。