職責一：學校行政秘書崗位職責
在院長、書記領導下，具體負責學院的日常行政管理工作和服務工作。具體細則如下：
(一)行政管理
1、學院辦公室日常內務工作;
2、公章管理;
3、有關會議的組織和安排，會議記錄和考勤。
4、學院內部財務的管理;
5、與校、院及相關部門的協調、配合;
6、各種行政文件、材料的歸檔，數據的統計、上報等;
7、教職工工作信息收集及整理;
8、教師職稱評審的具體工作;
9、學院組織的各種活動的記錄、資料采集等;
10、具體負責學院綜合治理工作、消防安全工作及治安工作;
11、負責學生檔案的管理。
12、離退休教職工具體工作;
13、辦公室勤工助學學生的管理及工時記錄、計算;
14、學院固定資產及設備的具體協調管理
15、報紙、信件的征訂與收發(fā)等;
16、工會活動的具體組織工作;
17、完成領導交辦的其他工作任務。
(二)公益活動
1、教學秘書不在時，協助院領導做好教學秘書崗位的應急工作;
2、提出關于學院發(fā)展、建設方面的意見、建議等;
3、為教職工提供幫助和服務;
4、承擔學院公益工作。
(三)自身建設
1、實行坐班制，根據需要及時到崗;
2、參加校、院組織的各種會議、活動等;
3、用自己的言行、科學規(guī)范的管理和優(yōu)質的服務為教職工和學生樹立良好形象。
職責二：學校行政秘書崗位職責
1、協助分管主任處理辦公室日常行政事務，參與學院綜合性行政事務的實施。
2、草擬學院行政工作報告、總結、規(guī)劃和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬重要會議文稿和重要文件;草擬及整理院級干部講話稿及有關資料。
3、領取行政機要文件。接受、管理院內平行文件、做好院級領導及各種機要文稿、各類公文的制作印發(fā);負責上級行政機關發(fā)來的文件、簡報、通知、信函的登記、編號、發(fā)放和傳閱工作。定期檢查文件的管理和保密情況;學院一級來往信件、文書、報刊及院內行政公文的拆封、登記、傳閱、督辦、歸檔工作;負責編制、分發(fā)“一周、一月、一年收文目錄”。
4、負責學院黨政領導出行的交通安排和聯絡等服務保障工作。
5、協助分管主任做好學院涉及各部門和單位的綜合協調工作，對外聯系工作。包括內外賓的接待工作安排和費用預算，對內對外的迎來送往工作，辦公室來往禮品紀念品的策劃設計、開發(fā)、采購管理工作，負責上級領導、兄弟院院的來訪接待工作。
6、負責全院性重要會議、大型活動的會務工作。如會議名稱、人數、對象、范圍的確定，會議時間、地點、場所的選擇，會場的布置，會議日程、程序的安排，會務文書和生活管理等。
7、負責學院辦公樓會議室的管理與使用。
8、負責學院行政大事記的記錄，建立健全大事記記錄制度，保證記錄的及時、準確、完整。
9、負責院領導、學院辦公室固定資產、辦公用品、會議室辦公用品的配送，設備的使用和管理。
10、協助分管主任處理日常財務工作，負責辦公室常規(guī)性財務工作的實施。負責院領導、學院辦公室的財務管理工作。
11、協助分管主任搞好學院車輛的使用和管理工作。
12、完成領導交辦的各項臨時工作。
職責三：學校行政秘書崗位職責
一、行政秘書在部主任領導下負責處理公共教學部辦公室的日常行政工作。
二、負責黨政文件的收發(fā)，及時送部領導閱示，并妥善保存。
三、負責接待并處理校內外來人、來訪、來電等有關事宜，
四、做好文秘和會務工作，協助部門領導做好會議的通知、會務和會議記錄工作。
五、負責部門工作簡報及有關的宣傳報道、影像等工作。
六、協助部主任做好二級管理的各項工作。
七、協助部主任做好財務管理工作，保證各項費用的合理支付。
八、負責辦公用品和物資的保管工作，建立并嚴格執(zhí)行對辦公用品的登記簽字制度，杜絕浪費。
九、協助部主任做好對教師考核工作。
十、運用辦公自動化系統處理好各種電子資料、圖片資料及保存工作。
十一、負責行政公章的使用、管理工作。
十二、負責部門的檔案收集管理工作。
十三、認真完成學院、部門領導交辦的工作。
職責四：德宏師范高等�？茖W校數學系行政秘書崗位職責
一、協助系負責人處理辦公室日常行政事務，參與綜合性行政事務的實施。
二、負責學校相關部門下發(fā)文件、簡報、通知、信函的登記、編號、發(fā)放、傳閱、整理和歸檔工作;并按系主任的批示，完成承辦、督辦等工作。
三、負責日常黨政公文處理，做好系郵箱的管理和使用，保障信息通暢和準確。
四、負責行政公章的正確使用和安全保管工作。協助系主任做好對外聯絡、信息的收集、傳遞等后勤服務保障工作。
五、負責各種會議和活動的準備、通知、記錄和考勤。
六、草擬系行政工作規(guī)劃、總結、報告和決議、決定等綜合性文字材料文件;草擬及整理系領導講話稿及有關資料。
七、負責系行政大事記的記錄，建立健全大事記記錄制度，保證記錄的及時、準確、完整。
八、負責系行政事務類信息網站的管理和維護。
九、負責系辦公室的整理，維護正常的辦公秩序。
十、完成系負責人交辦的其他工作。
職責五：學校行政秘書崗位職責
1、協助辦公室主任處理好學院日常教學和行政管理工作;
2、協助副院長完成培養(yǎng)方案的修訂;協助有關領導做好教學、科研等有關情況的統計和報表工作，來信來訪和電話電傳的傳達和處理等;
3、協助完成本科、研究生畢業(yè)論文工作，整理配套表格，安排答辯，核算成績，統計指導、答辯教師工作量;
4、負責本科生畢業(yè)資格審查、學位資格審查;
5、負責亞非語學院教學管理方面網站的更新與維護;
6、負責搜集和整理老師及學生對學院工作的意見、建議和要求，及時向有關領導匯報;
7、協助辦公室主任做好學院課時費、校貼、各種福利的核算、造表及發(fā)放工作;
8、協助辦公室主任做好學院固定資產的管理和辦公設備的保養(yǎng)、維修工作，發(fā)現問題及時與有關部門聯系解決;
9、做好學院教學和辦公用品的采購和使用管理工作;
10、協助分工會主席完成工會的任務;
11、完成領導交辦的其它工作。
