各位領導、同志們:
今天,很高興在這里與大家就辦公室文秘工作進行學習交流。辦公室作為一個單位的綜合辦事機構,事務繁雜、協(xié)調量大,不僅承擔著上情下達、下情上傳的協(xié)調職能,同時還承擔著機關日常事務管理、辦理各種文件、處理各種突發(fā)事件等職能。一個單位辦公室工作尤其是文秘工作水平的高低,直接影響著本單位的整體運轉和效能發(fā)揮。去以來,我們緊緊圍繞黨工委、辦事處中心工作,全力以赴狠抓文秘工作,有效的保證了各項工作的良好運轉,為順利完成各項目標任務奠定了堅實基礎。我們這方面的主要做法是:
一、狠抓理論業(yè)務學習,切實提高人員綜合素質
實踐證明:不論干什么工作,人的因素是一位的。沒有高素質的隊伍,就沒有高質量的工作,而素質提高的根本出路就是學習。因此,我們十分重視對辦公室人員理論和業(yè)務的學習,對辦公室人員提出了“業(yè)精技強、一專多能”的工作要求,堅持做到每周一下午,集中科室人員學習中央、省市、區(qū)相關文件資料,增強貫徹執(zhí)行黨的基本路線的自覺性與堅定性。同時,堅持組織大家認真學習黨的農村政策法律法規(guī)及計算機應用、公文寫作、文件處理、信息調研等方面的知識,加強綜合能力的鍛煉培養(yǎng),不斷拓寬知識面,著力提升辦公室人員的綜合素質,使辦公室每個干部都能獨擋一面,成為勝任工作的業(yè)務骨干和行家里手。
二、認真履行職責,不斷強化服務意識
一是嚴格文件收發(fā)程序。對街辦自產文件的下發(fā),要求承辦科室起草校對,分管宣傳的干部進行文字把關后,由承辦科室負責人呈送分管領導審閱、主要領導審閱簽字后,交給辦公室進行文號登記、文件打印、蓋章;對于外來文件的收文,我們首先由文秘人員按照黨工委和辦事處兩個大類進行文件劃分后,在收文登記本中按照分類及時進行收文登記,確保了收發(fā)文件的及時準確。
二是督催文件傳閱及辦理。對于每個外來文件,我們由辦公室主任閱后提出擬辦意見,文秘人員每天上午點前將文件及時呈送主要領導、分管領導進行閱示,確保點前將文件送至承辦科室進行辦理,當遇到主要領導開會或者外出時,為了保證重要緊急文件的傳遞承辦速度,要求文秘人員要及時電話聯(lián)系領導,請示擬辦意見,及時督促辦理。文件在傳閱到分管領導和干部的時候,每一次傳閱,由文秘人員在收文登記薄的傳閱欄中進行記錄并督促提醒,使文件傳閱辦理情況掌握一清二楚,確保了辦理的時效和質量,杜絕了文件的丟失。
三是及時歸檔整理。我們及時完善檔案管理制度,落實專人具體負責,對已辦完的文件要求承辦科室辦結后及時交回進行歸檔。同時,每月和月按照收文登記本中的記錄,對未交回的文件進行集中回收、整理、裝訂、歸檔,確保檔案資料的完整性。
四是加強文印管理工作。積極爭取領導支持,及時配齊打印機、復印機等文印設備,制定嚴格文印工作管理制度,落實專職打印人員。對于需要打印的正式文件,必須有主要領導簽字,其他材料必須有分管領導的簽字;對于需要復印的文件,必須由分管領導注明復印的份數(shù),并且在復印登記薄上進行記錄,確保了節(jié)約,避免了浪費,同時,我們還對電腦中的文件進行加密設置,確保了文件的保密性。
五是嚴格印章管理。印章落實專人管理。凡需加蓋公章的各種公文、總結、報表及各種證明材料、經濟合同等,必須經分管領導審核簽字,主要領導審定批準后方可蓋章,并在《公章使用登記本》中做好記錄。因特殊情況,需臨時移動公章時,必須經主要領導批準后,交由專人使用,并在《公章使用登記本》中作好記錄,確保印章的嚴肅性。
六是做好會議辦理。分管領導需要召開會議,經請示主要領導同意后,首先在辦公室進行登記,說明召開會議的時間、參加人員等,辦公室查閱無沖突后,由承辦科室進行擬文,分管宣傳的干部進行文字把關,辦公曙備布置會議室。
各位領導,同志們,今以來,盡管我們在辦公室管理方面盡管做了一些工作,但與兄弟單位相比,還有一定差距。我們將以這次經驗交流會議為契機,在今后的工作中,學習先進經驗,增添工作措施,務實創(chuàng)新,從嚴管理,提高效能,使街辦的辦公室工作再上一個新的臺階。