企業(yè)人事檔案建立
人事檔案是企業(yè)人事管理活動(dòng)中形成的,以個(gè)人為單位組合起來(lái),以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實(shí)地記載和反映著員工個(gè)人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史,員工在工作調(diào)動(dòng)、職務(wù)提升、思想品德、業(yè)務(wù)才能所作的鑒定和評(píng)價(jià)材料;學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國(guó)共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;各種獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國(guó)、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、復(fù)員退伍、保險(xiǎn)福利待遇等材料)等十多項(xiàng)內(nèi)容。就企業(yè)而言,準(zhǔn)確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評(píng)價(jià)和使用人才的重要依據(jù)。是促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用,保證人才隊(duì)伍素質(zhì)的重要措施,特別是對(duì)專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言,認(rèn)真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準(zhǔn)確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個(gè)人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它真實(shí)記錄著每個(gè)人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過(guò)失。是評(píng)價(jià)一個(gè)人供最基本、最權(quán)威的證明材料,,具有法律效用,實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)社會(huì)統(tǒng)籌之后,參加養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌還須通過(guò)人事檔案管理中記載的工齡來(lái)確認(rèn),因此,人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期,無(wú)論對(duì)單位和個(gè)人都有不可替代的作用。
目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問(wèn)題,主要表現(xiàn)在: 隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對(duì)減少,原來(lái)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)用人單位招人時(shí)遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動(dòng)頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”、“作用低了”,特別是私營(yíng)民營(yíng)企業(yè)等沒(méi)有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無(wú)所謂的態(tài)度,根本就沒(méi)有設(shè)立檔案管理部門。對(duì)人事檔案管理的要求有所松動(dòng)。有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負(fù)責(zé)管理負(fù)責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面存在許多問(wèn)題:不嚴(yán)格執(zhí)行《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》,沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度,在執(zhí)行過(guò)程中存在不嚴(yán)格現(xiàn)象;有些企業(yè)因辦公用房緊張,人事檔案管理室一直和辦公室在一起。企業(yè)減員增效,人事管理人員編制不足,人事管理工作量大,人事檔案管理都是其他非專業(yè)人員兼管,在人事檔案管理手段上,因?yàn)闆](méi)有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和人事檔案管理軟件,管理人員還一直采取手工編輯、檢索,致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔整理,存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí);有些企業(yè)管檔人員在管理上流于形式,僅充當(dāng)人事檔案管理“保管員”的角色,對(duì)接收到的員工人事檔案,只是在原人事檔案管理袋上直接編號(hào)就萬(wàn)事大吉;這種不規(guī)范的操作導(dǎo)致了人事檔案管理內(nèi)容不全、管理混亂等問(wèn)題,影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性,降低了人事檔案管理工作作用,更談不上為企業(yè)決策者提供第一手資料了了。上述這些對(duì)人事檔案管理欠缺的認(rèn)識(shí)和做法,勢(shì)必會(huì)影響人事檔案管理在人才資源開發(fā)中所起的作用。
新時(shí)期員人事檔案管理工作的思路及對(duì)策什么?企業(yè)究竟如何管理利用好人事檔案,讓它發(fā)揮出應(yīng)有的作用,這是需要探討的問(wèn)題。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手:
1 提高企業(yè)決策者對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)
一是加強(qiáng)宣傳力度,提高企業(yè)決策者對(duì)員工人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。利用多種渠道向企業(yè)決策者宣傳有關(guān)人事檔案管理的管理知識(shí),要讓企業(yè)決策者充分認(rèn)識(shí)到,人事檔案理是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù),是對(duì)員工本人進(jìn)行定位的重要參考,人事檔案管理并不是可有可無(wú)的,它對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。我們經(jīng)常在講要建立企業(yè)完善的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng),這其中中就包含著企業(yè)人事檔案管理的整體管理水平的完善和提高。
2 人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化
隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大,人事制度改革和人員模式改變,也給人事檔案管理的管理模式提出了要求。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。作為企業(yè)的人力資源管理部門或組織部門,應(yīng)該把當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與企業(yè)的人事檔案管理工作實(shí)際相結(jié)合,形成一套適合企業(yè)人事檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法,制定一些列管理制度,如:企業(yè)人事檔案管理管理?xiàng)l例、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定;人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等,使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴(yán)謹(jǐn)和行之有效。通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,保證人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中取得最佳的效益。
