財政部關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知
財會字[1998]32號
1998.8.21
各省、自治區(qū)直轄市、計劃單列市財政廳(局)、檔案局，新疆建設兵團，國務院各部委、各直屬機構(gòu)，國務院機關(guān)事務管理局，*直屬機關(guān)事務管理局：
財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》自1984年實施以來，對加強單位會計檔案管理、促進會計上作為單位經(jīng)濟和國家經(jīng)濟建設服務等方面發(fā)揮了積極的作用。
隨著我國的發(fā)展，經(jīng)濟和會計工作中的新情況、新問題不斷出現(xiàn)，原會計檔案管理規(guī)定己不適應經(jīng)濟發(fā)展和會計改革的要求。
為此，財政部和國家檔案局在總結(jié)《會計檔案管理辦法》實施情況和充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，依據(jù)《會計法》和《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對《會計檔案管理辦法》進行了修訂，現(xiàn)予印發(fā)，自1999年1月1日起施行。
1984年6月l日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》自新辦法實施之日起同時廢止。請布置所屬單位貫徹實施。
會計檔案管理辦法
第一條 為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。
第二條 國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。
第三條 各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。
第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第五條 會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
具體包括：
(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。
(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。
(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
第六條 各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第七條 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第九條 本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。
第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條、規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。
卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(三)銷毀會計檔案時，應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案了銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
第十一條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到末了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第十二條 采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條、件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
第十三條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第十四條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案;單位分立后原單位解散的，共會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
