消防檔案是消防安全重點單位在消防安全管理工作中，直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。建立健全消防檔案是消防安全重點單位做好消防管理工作的一項重要內(nèi)容，是保障單位消防安全管理工作以及各項消防安全措施的基礎(chǔ)工作。
一、消防檔案的作用
《消防法》第十七條規(guī)定“消防安全重點單位應(yīng)當(dāng)建立消防檔案”，在《機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》(公安部令第61號)中專門把消防檔案作為獨立的一章，要求“消防安全重點單位建立健全消防檔案”，表明消防檔案在消防安全管理工作中具有重要的位置。
非消防安全重點單位可以不建立消防檔案，但也應(yīng)將本單位的基本情況、公安機關(guān)消防機構(gòu)填寫的各種法律文書、與消防工作有關(guān)的材料和記錄等統(tǒng)一保管、備查。
(一)消防檔案是消防安全重點單位的“戶口簿”。消防檔案記載著單位的基本情況和有關(guān)消防安全管理的各種文獻、資料，便于單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、公安機關(guān)消防機構(gòu)以及與消防安全管理工作有關(guān)人員熟悉情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日常工作服務(wù)。日常工作中，可以把消防檔案與現(xiàn)場檢查結(jié)合起來，作為上級機關(guān)、主管單位、公安機關(guān)消防機構(gòu)考核單位開展消防安全管理工作的重要依據(jù);發(fā)生火災(zāi)時，可以為調(diào)查火災(zāi)原因，分清事故責(zé)任、處理責(zé)任者提供佐證材料。此外，消防檔案還可以為研究防火、滅火材料、修改消防技術(shù)規(guī)范、修訂消防操作規(guī)程等工作提供第一手資料。
(二)消防檔案是單位檢查相關(guān)崗位人員履行消防安全職責(zé)的實施情況，評判專(兼)職消防(防火)管理人員業(yè)務(wù)水平、工作能力的一種憑據(jù)，有利于強化單位消防安全管理工作的責(zé)任意識，推動單位的消防安全管理工作朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。
二、消防檔案的內(nèi)容
消防檔案包括2個主要的內(nèi)容，即消防安全基本情況和消防安全管理情況，并附有必要的圖表。
消防安全基本情況是消防檔案主要內(nèi)容，它包含了重點單位與消防安全有關(guān)的內(nèi)容，是單位自身實行規(guī)范化消防安全管理的基本要求，是單位落實消防安全責(zé)任制的具體體現(xiàn)。
消防安全基本情況的內(nèi)容是：單位基本概況和消防安全重點部位情況;建筑物或者場所施工，使用或者開業(yè)前的消防設(shè)計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件、資料;消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人;消防安全制度;消防設(shè)施、滅火器材情況;專職消防隊、義務(wù)消防人員及其消防裝備配備情況;與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況：新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。
消防安全管理情況主要有2項內(nèi)容：一是公安機關(guān)消防機構(gòu)依法填寫制作的各類法律文書。主要有《消防監(jiān)督檢查記錄表》、《責(zé)令改正通知書》以及涉及消防行政處罰的有關(guān)法律文書。二是有關(guān)工作記錄。主要有消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施檢查檢測報告以及維修保養(yǎng)的記錄;火災(zāi)隱患及其整改情況記錄;防火檢測、巡查記錄;有關(guān)燃氣、電氣設(shè)備檢測等記錄;消防安全培訓(xùn)記錄;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄;火災(zāi)情況記錄;消防獎懲情況記錄。上述記錄要填寫檢查人員的姓名、時間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患以及處理措施等;填寫培訓(xùn)的時間、參加人員、內(nèi)容等;填寫演練的時間、地點、內(nèi)容、參加部門以及人員等。
三、消防檔案的管理
消防檔案的收集、整理、保管，目的是有效利用，為單位的消防安全管理工作服務(wù)。消防檔案的管理的好壞，主要應(yīng)從是否便于利用去檢驗衡量，這是消防檔案管理的基本出發(fā)點和歸宿。消防檔案應(yīng)當(dāng)納入單位檔案統(tǒng)一管理。制定消防檔案的管理規(guī)定，落實管理責(zé)任。
(一)消防檔案由消防安全重點單位統(tǒng)一保管、備查
消防檔案實行集中統(tǒng)一管理，對消防安全重點單位是非常必要的。消防檔案雖然是由一定的部門或人員形成的，但它的意義卻不只限于其形成者的范圍，消防檔案應(yīng)由單位確定或設(shè)立的專門機構(gòu)來統(tǒng)一集中保管、備查，不得由承辦機構(gòu)或個人分散保存，這樣才能克服檔案分散保管和各自為政所固有的局限性，更大限度地發(fā)揮檔案的作用。
(二)消防檔案要完整和安全
消防檔案的完整和安全，才能給檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護消防檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全，使應(yīng)該集中和實際保存的檔案不能殘缺不全;另一方面，從質(zhì)量上要維護檔案的有機聯(lián)系和歷史真跡，不能人為地割裂分散，或者零亂堆放，更不能涂改勾劃，使檔案失真。檔案材料數(shù)量齊全，才能保證檔案的系統(tǒng)完整，保持檔案的有機聯(lián)系，才能使檔案數(shù)量齊全有科學(xué)依據(jù)。
維護消防檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，從物質(zhì)上力求檔案不遭受毀壞，盡量延長檔案使用的時間;另一方面，消防檔案也具有一定的機密性，要防止檔案遺失，保證檔案不被盜竊，不被泄露。
(三)消防檔案分類
消防檔案要按照檔案形成的環(huán)節(jié)、內(nèi)容、時間、形式的異同，采取“同其所同，異其所異”的方法，把檔案分成若干個類，類與類之間有一定的聯(lián)系，有一定的層次和順序，前后一致。這樣有利于檔案立卷和案卷的排列和編目，為管理和利用提供條件。
(四)消防檔案檢索
檢索，就是把消防檔案的內(nèi)容和形態(tài)特征著錄下來 ，存貯在檢索工具中，根據(jù)消防安全管理的利用需要，及時地把有關(guān)檔案查找出來，供利用或者使用。它是檔案利用之前不可缺少的一項重要準(zhǔn)備工作，是在檔案前面，準(zhǔn)確而迅速的找到所需要消防檔案的有效手段。目錄是檔案檢索常用的重要工具。為了提高消防檔案檢索效率，必須編制檔案目錄，建立一個完整的目錄體系。
(五)消防檔案銷毀
單位的消防檔案，是在日常消防安全管理工作中經(jīng)過較長時間一點一滴積累起來的，材料逐漸增多，隨著時間的推移，有些材料會失去保存價值，不需要繼續(xù)保存。為了精練檔案材料，突出工作重點，應(yīng)定期有目的、有計劃、有標(biāo)準(zhǔn)地將檔案進行清理。有用的材料，歸納綜合，繼續(xù)留存;確已失去保存價值需要銷毀的材料，應(yīng)按國家文書檔案管理規(guī)定進清理，以免檔案材料臃腫龐雜，魚目混珠，影響管理和利用。
