貴州大學(xué)人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為我校各項工作服務(wù)，根據(jù)*組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號)和《貴州大學(xué)檔案工作條例》，特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是學(xué)校組織、人事工作的重要組成部分，也是學(xué)校檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策，是為選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條 人事檔案是學(xué)校組織、人事等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，由檔案館人事檔案科集中統(tǒng)一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條 人事檔案是學(xué)校檔案的一個組成部分，納入檔案館人事檔案科集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)工作接受學(xué)校組織、人事部門和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門的檢查指導(dǎo)。
第六條 檔案館人事檔案科的任務(wù)是貫徹落實黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定人事檔案工作規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用全校教職工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，鄧小平理論和“三個代表”重要思想，堅持四項基本原則，作風(fēng)正派，責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，檔案館人事檔案科要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集全校教職工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，不斷充實檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 學(xué)校組織、人事部門要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由組織部、人事處負(fù)責(zé)收集各單位屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)組織、人事部門審查簽章后送交檔案館人事檔案科歸檔。
第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，具有保存價值。需經(jīng)組織、人事部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細(xì)登記，并報請組織、人事部門和檔案館負(fù)責(zé)人審查后，呈報分管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用16K規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 檔案館人事檔案科對收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類、編號、排架。檔案館人事檔案科對不屬于上述范圍人員的人事檔案進(jìn)行代管時，應(yīng)按有關(guān)部門的規(guī)定收取管理費(fèi)。
第十四條 對人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每1年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準(zhǔn)確無誤。
第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫房應(yīng)是堅固的，具有八防等安全設(shè)施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作，干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和省委組織部有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條 嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎(chǔ)工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由檔案館人事檔案科辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實簽署意見并加蓋“貴州大學(xué)檔案館”公章，方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案館制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條 人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持組織或人事部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案，必須經(jīng)學(xué)校人事部門負(fù)責(zé)人同意簽署意見方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入檔案館人事檔案科，由檔案館人事檔案科統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信催回，以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著學(xué)校的人事變動，干部職務(wù)變動而及時調(diào)整，學(xué)校組織、人事部門應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知檔案館人事檔案科。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，此人是否商調(diào)成功，學(xué)校組織、人事部門應(yīng)及時通知檔案館人事檔案科。如未商調(diào)成功，有關(guān)部門應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案，最多不超過三個月。
第二十四條 學(xué)校教職工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人事處轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由學(xué)校檔案館人事檔案科保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，檔案館按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。
附：人事檔案材料收集歸檔范圍
1、教職工調(diào)配、任免、考察、考核等工作中形成的各種登記表(如教職工履歷表、登記表)，任免呈報表(包括上報的考察材料)，鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料，離退休審批表，軍隊轉(zhuǎn)業(yè)部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表，政審材料，續(xù)聘審批表，退職材料。
3、出國出鏡人員審批表，登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會、人代會、政協(xié)會議，工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資及各種待遇工作中，形成的審批表和解決待遇問題的審批材料。
6、評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)工作中形成的專業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料以及聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、教職工更改姓名、民族、年齡、入黨、入團(tuán)時間、參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表，組織審查報告，上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書和轉(zhuǎn)正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料。民主評議黨員工作中形成的組織意見，民主評議黨員登記表，優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和審批材料，退黨材料，取消預(yù)備黨員資格的組織意見。入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報告、結(jié)論、上級批復(fù)、個人結(jié)論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報告、上級批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、教職工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告，非正常死亡的調(diào)查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績登記表、畢業(yè)登記表，授于學(xué)位的材料，學(xué)歷證明書，學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、其他可供組織參考有保存價值的材料。?
二〇〇五年十月十八日
