人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力和工作實績等內(nèi)容的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。畢業(yè)生檔案是學(xué)校教學(xué)管理部門、人事、組織等部門在學(xué)生每學(xué)期形成的有關(guān)學(xué)生個人的學(xué)歷、學(xué)習(xí)成績、政治思想、獎勵處分、參加黨團(tuán)組織和體格檢查等文件材料，一旦丟失，是很難補回的。
具體地說，個人人事檔案主要有六大功能：其一、依據(jù)檔案內(nèi)容材料辦理相關(guān)證明;其二、辦理工作調(diào)動時需要個人檔案;其三、參加公務(wù)人員招聘考試，需檔案確定身份;其四、辦理個人退休手續(xù)時，要查看檔案記錄;其五、專業(yè)職稱晉升的參考依據(jù);其六、出國政審和公證時，需要查閱個人檔案。
畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象是對檔案不了解，也不關(guān)心。甚至已經(jīng)畢業(yè)幾年，但檔案還放在學(xué)校，還有的將檔案放在家里，更有甚者檔案已丟失。也許你一時還用不到檔案，但不可能一輩子用不到。等要用的時候再匆忙去找，就相當(dāng)麻煩了。在國家公務(wù)員的選拔，國有企事業(yè)單位的招聘，乃至大型民企在招聘時都要審查本人的人事檔案，并以其記載的相關(guān)信息作為選拔人才的重要依據(jù)。另外，如辦理職稱評定、出具各種相關(guān)證明等也都需要本人的人事檔案。總之，在現(xiàn)實生活中，人事檔案具有不可替代的作用。請各位高校畢業(yè)生在畢業(yè)的當(dāng)年內(nèi)及時到相應(yīng)的人力資源和社會保障局人事檔案管理部門辦理人事代理。
最后特別提醒：在三個時間節(jié)點，一定要關(guān)注自己的檔案：
第一個是，畢業(yè)就業(yè)季，畢業(yè)生一定要及時掌握檔案去向，并在規(guī)定時間內(nèi)辦理報到手續(xù);
第二個是，工作過程中換單位的時候，應(yīng)及時去相應(yīng)機構(gòu)辦理檔案轉(zhuǎn)遞;
第三個是，工作關(guān)系轉(zhuǎn)移到其他城市的時候，應(yīng)及時去相應(yīng)部門辦理檔案轉(zhuǎn)遞和人事關(guān)系轉(zhuǎn)移。
